GESELLSCHAFTSRECHT
VIRTUELLE VERSAMMLUNG
GV/VR
In einer Welt, die zunehmend von digitalen Technologien geprägt ist, verändern sich auch die Rahmenbedingungen für Unternehmensführung und Governance. Eine der bedeutendsten Entwicklungen auf diesem Gebiet ist die Möglichkeit, virtuelle Generalversammlungen (GV) und Verwaltungsratssitzungen (VR) abzuhalten, die seit der Revision des Aktienrechts ermöglicht wurden. Diese Veränderung bringt eine Vielzahl von Aspekten mit sich, die es zu beachten gilt. In diesem Blogbeitrag werden wir uns mit den wichtigsten Punkten zur Beurkundung von virtuellen Generalversammlungen und Verwaltungsratssitzungen befassen.
Neue Wege der Teilnahme und Abstimmung
Die Generalversammlung als auch Verwaltungsratssitzungen können neu mittels Nutzung der gängigen Applikationen wie Teams oder Zoom durchgeführt werden. Ein eigentlicher Tagungsort entfällt demensprechend.
Damit eine virtuelle GV oder eine virtuelle VR-Sitzung rechtlich gültig ist, müssen die Statuten des Unternehmens eine entsprechende Grundlage zur Durchführung vorsehen. Zudem muss der Verwaltungsrat bei virtuellen Generalversammlungen entweder einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter benannt haben oder es kann aufgrund entsprechender Statutenbestimmung darauf verzichtet werden.
Zudem müssen die Voten in der Sitzung auf elektronischem Weg übertragen werden können, und jeder Teilnehmer sollte die Möglichkeit haben, Anträge zu stellen und sich an der Diskussion zu beteiligen, etwa durch die Nutzung von Chatfunktionen oder einer «Handzeichen-Funktion».
Bei der Beschlussfassung zu den einzelnen Geschäften sollten sämtliche Belege im Original bereits bei der Urkundsperson vorliegen. Die Wahl- und Abstimmungsergebnisse werden vom Vorsitzenden der Generalversammlung bekanntgegeben, wobei die Urkundsperson diese Bekanntgabe wahrnehmen muss, sofern sie beurkundungsbedürftig ist.
Sicherheit und Transparenz
Die Einladung zur Generalversammlung oder bei Universalversammlungen die Eröffnung durch den Vorsitzenden müssen darauf hinweisen, falls die Generalversammlung elektronisch aufgezeichnet wird. Dies dient der Transparenz und Dokumentation der Veranstaltung.
Der Verwaltungsrat muss sicherstellen, dass die Identität der Teilnehmer feststeht, beispielsweise durch eine Live-Sichtung der Ausweise und einem Abgleich mit dem Aktienbuch.
Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht werden kann, um die Integrität der Sitzung zu wahren. Etwaige technische Probleme, die während der Sitzung auftreten, müssen in der Urkunde festgehalten werden, um eine transparente Dokumentation zu gewährleisten. Wird die Sitzung länger unterbrochen, ist die Beurkundung zu wiederholen.
Schlussgedanken: Die Chancen und Herausforderungen virtueller Meetings
Die Möglichkeit, virtuelle Generalversammlungen und Verwaltungsratssitzungen abzuhalten, bietet Unternehmen zahlreiche Chancen, wie etwa eine erhöhte Flexibilität und Effizienz bei der Teilnahme von Aktionären und Verwaltungsratsmitgliedern. Gleichzeitig müssen jedoch die rechtlichen Anforderungen und Sicherheitsaspekte sorgfältig beachtet werden, um die Integrität und Rechtskonformität dieser virtuellen Veranstaltungen zu gewährleisten.
Insgesamt zeigt sich, dass virtuelle Meetings eine wichtige Entwicklung im Bereich der Unternehmensführung darstellen und Unternehmen dazu ermutigen, innovative Wege zu finden, um effektive und rechtlich gültige Entscheidungsprozesse zu gewährleisten.
Author:
Jacob Bollag · Legal Counsel
Author:
Christian Blättler· Legal Counsel